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人才管理 | 拉姆·查兰:继任计划怎么做?

作者:管理员 2022-05-23
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作者 | 拉姆·查兰

来源 | 高绩效HR


(图:领导力发展6个阶段)




01  什么是继任计划


继任计划是指在领导梯队中培养各级高绩效人员,以保证每个领导层级在现在和将来都拥有足够的高绩效者,从而确保公司基业长青。


这个定义是为了给你提供一套运用领导梯队模型的方法以提高继任计划的有效性。要达到此目标,应遵循与定义相关的四个原则:关注绩效、人员需要在领导梯队上持续流动、全面理解领导梯队层级的要求、同时兼顾短期和长期的发展需要。


02  将负向潜能转为正向潜能


公司内部会有很多毕业于顶级名校、才智超群并且仪表大方的员工,但是他们往往难以成事,原因在于他们不懂如何完成任务。继任计划通常依据这些人的潜能将他们安置到领导者职位上——他们看上去就像领导者,他们出身名门且能言善道令人印象深刻。然而,潜能在领导梯队的词典里并不一定是个不好的词汇。实际上,如果将潜能看成是一个人在将来能开展的工作,就能够建设性地运用这一概念。


如果在领导梯队模型的情境中考量潜能,它其实是继任计划中的有用术语。

从选择和继任的角度来看,对不同类型潜能的区分非常有效。


首先,它们为依赖于各类来源不一的数据决策制定者提供了一个普遍性原则。这一原则将更为关注简是否具备转型、成长或熟练潜能,而不是简是否具备成为一位优秀领导者的潜能。二者的差别很大。该原则能帮助决策者针对特定领导职位制定适当的发展路线。


其次,潜质的分类使得管理人员可以与其直接下属讨论他们的未来。继任计划是一种互动方式。与员工进行有意义的交谈,让他们清楚组织如何看待他们是很重要的。一旦他们清楚自己是否被认为具备转型、成长或熟练潜能,同时,一旦他们明确了每一领导层级的要求,他们就可以做出理性选择——下一步该做什么,如何积极地追求自己的发展。这样一来,这些高潜能的员工便完全参与到继任计划中,因为他们清楚管理层对他们未来的期望以及他们应该做些什么以晋升到该职位或更高的职位上。


再者,将这些潜能类型纳入继任计划有助于将“平步青云”一词从人们的脑海中清除出去。管理人员和人力资源专员与刚刚走出校门的学生交流时常常会宣称这些学生即将飞黄腾达,借此诱惑他们加入公司或留在公司。遗憾的是,由于害怕失败和失去飞黄腾达的机会,很多“平步青云者”决意维持他们的精英地位,避免承担艰巨的任务。因此,继任计划可能会将“平步青云者”安置在一个重要的领导职位上,但这个“平步青云者”却已经错失了每个领导层级必需的转型和成长潜能。我们相信,有人可以快速地实现领导层级的转型但却无法攀升至顶端。


领导梯队不是一根笔直的管道而是有六道90度拐弯的弯道。在每一个拐弯处,都应减速、思考、学习、进步。当人们清楚自己在哪一条弯道上——当他们清楚自己是否具备转型、成长和熟练的潜能时,他们就会更愿意完成对自己未来有益的任务。


当然,有些人并不具备任何潜能,他们不能在自己的层级上更好地完成工作。这些人应该被排除在继任计划之外,他们应当被安置在曾经完成全面绩效的低一级领导层上,或者允许他们离开公司。


03  设置清晰的潜能评价标准


如何得知一个人是否具备转型潜能而非成长潜能,或是具备成长潜能而非熟练潜能?即使是继任计划也并不能总是轻易地透视一个候选人然后宣布他在随后的几年内便可以往更高的管理层级发展。只有依靠每类潜能的评价标准才能使这些判断变得简单。当标准到位后,管理层可以用一致的准则考察候选人,讨论他们是否具备或缺少每类潜能的要求。


在讨论这些标准之前,我们强调个人的潜能判断必须要考虑前面章节里提到的绩效标准。一个人若能保持较高的绩效水平(至少三年),则很可能具备转型潜能。如果一个人的绩效水平不稳定,则可能具备成长潜能。也有些人能够做出成效但却在不适当的层级工作,如果能够在适当的层级工作,就可能开发出转型潜能。


除了绩效以外,潜能还取决于个人开发新技能的能力和承担更高职位挑战的意愿。与在相同层级承担更重要的任务相比,从一个领导层级到另一个领导层级所带来的技能变化和挑战更为强大。因此在考虑潜能标准的时候,我们要注意个人发展的意愿和能力有多大。如果他们要在领导梯队中提升,问题就变成他们是否愿意以及是否能开发新的领导技能、时间管理能力和工作理念。如果他们只是在同一层级中承担了更多的职责,这样的挑战还不足以与领导层级转型的挑战相提并论,但是也不能忽视这一挑战。


执行继任计划时可以使用表1中的标准指导员工潜能的评价。


表1 潜能判断标准

资料来源:Drotter Human Resources.Inc.


在运用这些标准以及与他人讨论这些标准时不要轻视成长潜能或熟练潜能。对于大型公司或成长中的公司,虽然转型潜能必不可少,但成长潜能和熟练潜能也同样重要。在很多大型甚至中型公司,具备成长潜能的个人很适合在公司发展壮大时承担更重要的任务,这样,个人和公司都能得到同步成长。这一潜能对全球化公司也极其有用,这些公司的管理人员需要将业务在不同国家内扩展。同样,熟练潜能也铺设了通向卓越绩效的道路。每个人在自己的职业生涯中都能够擅长某些方面,即使继任计划不能为他们分配更为重要的工作,它也应当帮助他们掌握特定的技能或是更好地完成工作以保证为组织实现高绩效。


04  如何执行继任计划以充实领导梯队


当认识到领导梯队的目标之后,以下五个步骤将有效地促进继任计划的实施。


第一步,调整你的领导梯队模型以适应组织的继任需求。


用贵公司的职位结构替换我们在模式中所使用的名称,也可以将我们的六个领导阶段改为五个或七个,如果这样更适合贵公司的结构。我们发现小型公司通常是将公司高管层级和首席执行官层级合并,有时它们也会将部分层级和职能主管层级混在一起。同样,如果能够更好地反应贵公司的创业过程,也可以增加领导层级。例如,全球化公司经常需要额外的层级。但要清楚层级之间在领导技能、时间管理能力和工作理念之间的差别。上述变动只是为了帮助你成功地为实际职位制订继任计划,并不是试图将该计划硬塞入一个通用的模式。


第二步,用适合贵公司的话语阐释绩效和潜能标准。


清晰、详细、明确的标准将更有助于强化你的继任和培训计划。这些标准为希望成长为领导者的员工指明了方向,也为管理人员与表现不佳或相信自己应该立即提拔的下属进行交流提供了更好的方法。如果你的公司能制定出每个人都赞同的详细标准,便能在继任问题上取得一致,并且增强公司的领导梯队。很多公司的继任人选储备不是依据统一标准建立的,因此毫无价值。如果你确定了这些标准,你就可以创建一个卓有价值的继任人选储备库。


第三步,在组织内公示和讨论这些标准。


当每个人都能够了解这些潜能和绩效的评判标准之后,他们就知道为了到达下一个层级,以及胜任某个领导职位需要做些什么。我们发现在培训项目中给员工机会了解这些标准并就相关问题进行讨论,有助于这些标准的宣传。尤其是在大型公司,层级之间的沟通障碍是常见的,因此就这一主题开展培训课程非常重要。不断就标准修订进行交流也是必要的,因为变化的商业环境常会引发新的行为,进而形成新的绩效。就新的标准是什么、为何有必要对旧标准进行修改等问题的讨论能帮助人们适应变化的环境。


第四步,用潜能-绩效组合矩阵评估继任候选人。


多年来,一些公司一直将潜能-绩效矩阵作为其继任计划的组成部分(见图1)。

图1:潜能-绩效矩阵


注:此矩阵不适用于在现任职位上任期未满6个月的人员。

资料来源:Drotter Human Resources,Inc.


这是一个快速审视领导层级的有效工具。例如,公司可能发现其职能经理都集中在中等潜能-中等绩效方格内,这说明在这一层级上该公司没有太多可提拔的人选,公司最好改变这一现状。虽然这种浏览方式非常有用,但是从领导梯队的角度来看其价值并不明显。它的绩效和潜能的表达方式太笼统,无助于得到具体的发展举措。用我们的潜能和绩效分类来重新诠释同样的矩阵,看一看将发生什么(见图2)。


图片

图2: 领导培训矩阵界定


①变更在上一次任务中表现好于预期但刚被提升的人员的职位。

资料来源:Drotter Human Resources,Inc.


现在你就能更好地洞悉一个人现在和将来的领导能力以及如何将他们培养成领导者。同样重要的是,这能够让高级管理人员在他们的继任计划期间关注所有的直接下属而非仅仅是被认为具备高潜能的下属。下面将解释每一个方格的具体含义以及公司相应的举措。


方格1,卓越/转型具备这一优秀绩效和潜能组合的个人已经做好准备承担来自更高领导层级的任务。由于这种状态尚不稳定,应该立即采取措施;员工清楚他们已经熟练掌握现有职位的技能,也在期待职位上的升迁。在很多情况下,这些人都是其他公司招募的主要目标。


这种绩效水平通常并没有与之相称的回报。这些管理人员常常感到他们被限定在现有工作的框架内,他们清楚自己能够并且必须获得更多回报。如果不是这样,他们就会焦躁不安;他们常常感到职位以及绩效方面的紧迫感,他们坚信自己必须得到提升。


更换这些人的职位时,可以将他们安置到成长空间很大的职位上,这样他们将面临一个陡峭的学习曲线。从领导梯队角度来看,这意味着将他们安排到下一个领导阶段或是委以他们(对他们来说)新的职能或业务的工作,他们也会得到与新挑战相称的回报。请注意你不要过紧压迫他们或在他们脑中塞满名利,关键在于让他们获得与绩效相称的回报的同时不断学习和成长。


请记住,这些人都是众人瞩目的对象,另一个雇主很可能会给他们远超过目前所得的金钱和职位。如果你不尽快、持续给予他们新的安排,或至少讨论你的公司能给予他们什么,你会很快失去他们。


方格2,卓越/成长尽管这样的人员要暂时留在原来的领导层级上,但他仍能通过那些有助于他到达下一层级的方法取得进步。这意味着除了给他安排有助于获得新的领导技能、时间管理能力和工作理念的工作之外,还应当分配一些延展性工作。

上司当下所要应对的难事是一个好的测试方法。因为这一任务来自于更高的领导层级,你可以看看他是否能处理这种越级任务。交叉职能的项目也是好方法,这一项目可以增长他的经验,同时检测他跨职能决策的能力。


这样的人对组织来说是有价值的贡献者,未来很可能在更高的领导层级上扮演重要角色。如果他无法在维持绩效水平的同时应对这一测试,你非但没有任何损失反而避免了随后可能发生的重大错误。他可能成为更高层级的职能领导者而非一名业务部门的领导者。在职业发展方面不断受到关注、新的挑战性工作以及意味深长的交流都在向这位绩效卓越的员工表明他已然得到了赏识。


方格3,全面/转型这一类别由现在和将来对公司都很有价值的管理人员组成。重点在于帮助他们提高绩效,在他们明显提高绩效之前不应该转换他们的领导职位。

如果你正与方格中的这类人打交道,那么要给他更高的目标。要求他比其同事实现更多的业绩——销售更多,利润也更多,等等。鼓励他实施创新方案以实现这些目标。如果他的业绩非常好,说明这个人有很强的上进心。如果不是这样,他仍可能力图上进,但可能不具备成为公司明星的才干。要意识到这样的管理人员往往处于一个较为不利的环境,这种环境可能使成功变得复杂化甚至不具可能性,因此把他的业绩评为充分绩效水平,但你也可以考虑将这样的人归类到方格5的类别。


方格4,卓越/熟练这些老练的专业人员应该待在他们现任的层级上,但必须表彰他们的贡献。发展对他们来说可能并不是很有价值,但应该让他们参与培训其他人员。将他们安排到新产品、新项目和新流程的学习团队中。他们已经证明了自己能完成要求以外的更多任务,因此他们的表现不应受到质疑。同样,让他们参与这些项目是一种巧妙的鼓励方式。


同样要认识到这样的人是非常有价值的。他的绩效水平处于巅峰,也不会对晋升问题焦躁不安。你可以将他作为领导力开发的核心。同时,当他觉得自己得不到赏识或者没有得到充分赏识,他可能会适当控制自己的业绩水平。不要以理所当然的态度来对待这样的人。要充分关注他和他所保持的绩效水平。没有任何一个人可以不付出任何努力就留在这个方格里,所以你必须确保他们觉得自己的努力是值得的,自己得到了充分的认可。


方格5,全面/成长在此绩效提升是关键。如果能做出更好的成绩,这些人应该被委以所在层级中更重要的工作。再者,拓展性的工作任务适用于这一方格中的人,如果他们能完成这些任务,他们便可能直接跳入方格2。


如果你和这类人一同工作,你可能难以判断哪个方格适合他。以我们的经验来看,管理人员会将应该属于方格7或方格8的人归入这一方格,因为管理人员不想得罪他们,也不想要求太过苛刻。如果你发现自己身边的人更多属于方格5而非其他方格,重新检查你针对他们的表现以及他们正在开发的技能的评价。此外,审视你归纳他人到这些方格的动机。你盼着某些人被归类到这个方格内吗?或许他的表现真的如此,应该被归类于此?


方格6,非全面/转型新近得到提升的人都会得到这个评级,但他们只是需要些时间和经验以及相应的训练来提高他们的绩效。不久后,他们可能成为下一领导层级的优秀候选人。但如果他们的绩效欠佳不是由于刚被提升所造成的,那么他们可能存在很严重的缺点,需要更深入的分析。


就算在大型组织,也不可能有很多人能被归类到这一方格。在方格1的人得以晋升之后,重新把他们放到这个方格内。在随后一年里,跟踪自己的绩效,看他们能否保持自己的绩效水平。这么一来,你就能知道他们是否有效地经历了整个领导梯队。


方格7,全面/熟练这样的人有两条路可选择,取决于他们的绩效是提高还是下降。他们可能成为现任职位中的佼佼者,也可能下降成为无关紧要的执行者。尽管你想要赞赏他们的表现,你也应该给予足够的训练或发展机会,让他们得以提高效率和潜能。


与他们坦诚的交流很有效。告诉他们为何自满是危险的,能力的成长和个人的努力能带来职业发展。如果这样的人相对比较年轻,而且其主要问题在于动机方面,那么他很有可能会被归类到方格9。带着这种想法,你可能会竭力寻找这种人所擅长的其他职能或业务(而不是放任他在中年时期就沦落到方格9中,到时他也很难在别的地方找到一个职位)。


方格8,非全面/成长 在这种情形中严格的绩效管理至关重要。在完成工作方面,这些人不能有任何的失职或偏差。方格8通常意味着这些人存在某些问题,因为他们拥有开发工作技能(成长潜能)的能力,没有运用他们拥有的这些技能(绩效未得到充分表现)。然而,这些人也具备相当的才干,只要将来能做出更好成绩便能承担更重要的工作。


你可能想要帮助这样的人更适当地运用他的精力,更有效地管理他的时间。他很可能花了太多精力学习新技能,那么检查他的日程,看他如何安排自己的时间。也有可能他觉得自己的上司或工作并不很适合自己,因此专注于提高技能或增长知识而不是去处理影响他的绩效和潜能问题。如果是这样,你可能要请比他高两级的上司或精干的人力资源专业人士介入处理。


方格9,非全面/熟练 这些人经常在不合适的领导层级工作,应该重新安排至低一级的层级甚至解雇他们。一旦这些人被允许留任,并且妨碍了其他拥有更高绩效和潜能的人,领导梯队就会受到阻滞。


但是在划去这种人的名字前,要做进一步的分析(尤其是在鼓励充分就业的经济形势下)。调查为何绩效只到这个水平,就这个问题直接与此人交流。很有可能是管理或组织因素制约了绩效水平,这些因素都可以得到解决。这些因素包括任务界定不准确,资源不充足或无法融入周围的工作氛围等,它们都可能造成绩效不足。


将此人的绩效发展趋向纳入你的行动计划。让他成为你进行员工绩效趋势分析时的探讨对象,以及继任计划行动过程的一分子。当然,你要探讨以往的技能培训或员工训练是否有助于提高此人的绩效,除此之外还需要其他什么辅助要素。


第五步,经常认真审核整个领导梯队的继任计划和实施进展。


别让继任计划成为你几年或一年才做一次的事情,不要将其视为相对不重要的职责。尽管已拥有人才库存、人力资源审核、股权计划及其他工具,公司仍在进行一场只会以失败告终的人才之战。问题在于:人才的讨论太轻松,模型不完整或不适当,审核断断续续。人们倾向于把审核变成诚信缺失的机械式程序。简而言之,公司无法在这一关键领域施压以获得产出。


理想的情况是,你的公司应至少每年举行一次围绕绩效-潜能评估的继任会议,你也要安排好季度审核和月度行动报告。此外,首席执行官以及他的直接下属应清楚整个领导梯队的绩效-潜能评级。同样重要的是,每个层级上的领导都要关注比自身等级低至少两个级别的评级情况。例如,集团高管应该查看事业部总经理和职能主管的报告,因为他们要清楚哪个职能主管能够胜任事业部总经理的职位,他们也要让事业部总经理负责培训职能主管和部门总监。


创建这种跨越下两个层级的审核体系并且使用我们关于绩效、潜能的定义和标准非常有用,它将提高为关键领导岗位选择正确人选并且适当地培养他们的可能性。更为重要的是,它能帮助组织在当前及未来实现预期业绩的同时,通过适当的准备工作最终完成让正确的人选承担正确的工作这一根本目标。


来源:本文节选自《领导梯队:全面打造领导力驱动型公司》拉姆·查兰 等著。